只能記記電話排排行事、了不起算算加減乘除的PDA有什麼了不起?【轉載】

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作者:Kas  發表日期:1999/10/4 返回主畫面

只能記記電話排排行事、了不起算算加減乘除的PDA有什麼了不起?
PDA LIFE

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[reply]首先讓我和您分享一下我所謂用Palm的準則:

便利使用的隨身工具:Palm和Notebook及PC大不相同,如同你不能叫男生生小孩一樣。
偷懶使用的隨身工具:能不Keyin就不要Keyin,該拷貝就用拷貝,儘量不要讓自己的身心暴露在Graffiti下,用shortCuts會吧!畢竟這是老外的發明。
能用就用的隨身工具:用它,在你的生活中大量的用它。你會發覺妳的人生很不一樣。
隨時可變的隨身工具:它是死的,但網路上千奇百怪的程式郤讓它完全不同,要常上網看有那些程式。
隨時可和人Beam的工具:能夠互Beam是很重要的功能之一,記得在老闆開會時和同事互Beam一些氣憤的話及要串供的台詞。
一定要和網路合用:每天利用HotSync的機會,把網路上的訊息順便打包進去。多用HotSync的功能,你會發覺人生真的不一樣。
第一眼見到那灰盒子似的外表實在無法和Jehuen口中的「神器」做相關聯想,我想說我用的可都是超級電腦,P級的,這小玩意兒能做什麼?一直認為只能記記電話排排行事、了不起算算加減乘除的PDA有什麼了不起,一個小檔就把它給……更沒想到Jehuen老兄竟可以為它不眠不休地寫網頁?!現在我承認這些都是我的偏見,用過後才對他驚為天人,原本的第二老婆(桌上電腦)一下被冰了好久,直到我現在用來寫這文章。

那天還看到他家有幾種不同牌子的PDA,他郤只極力推薦3Com的Palm,原先他那個國眾的LEO被供在他的書架上,我本想和他說如果不好用的話,可以在上面書寫討厭的人的名字,每天給它拜上幾次……心想一台那麼貴買來不用太糟蹋了。所以也不敢聽信他的說詞輕易買那PalmIII,更何況它還比LEO的貴呢?如此掙扎3、4次,最後才下定決心…..買二手的。

我的工作是小型洗衣連鎖店的第二代,公司共有5家店和13個員工。不是很有規模的公司,各項制度也不完整,唯一可以驕傲的是電腦化十分地成功,還有就是比同業賺錢,算是台灣很典型的公司類型,所以常碰到的事不外乎應收帳、客戶的服務、員工管理及一些本業的經營技術的累積普及化。這些大小事對健忘的我來說,全部分權也不行,一手包辦更不可能。常常因找不到要找的相關資料,而在好幾個檔案夾中浪費掉許多寶貴時間。(叫秘書找?那可真浪費錢!)但這些刻骨銘心的痛,在和TWPUG的一些成員互動中漸漸地被解決了。以下可是我的心路歷程……

不要以為它只有四大功能就覺得沒什麼用,那會犯了我當初的錯誤之一。原先我都是用Outlook來做事的,我的想法很單純:我想要做到我人到那都可以處理公司的事務、文件。我試過用FTP、遠端連接、什麼公事包的,還求Jehuen架Exchange Server,搞了半天才知道什麼叫做累。回想起來Outlook對我而言還真是石器時代的工具(PS:對我而言,對大公司可不一定)。你想想看,第一、Palm可以和Outlook做某種程度的資料交換,它的Memo比Outlook的黃色貼好用(PLUS版可以畫圖),DateBook可以用圖示表示,那一類的事情望去就一目瞭然,對啦!Outlook的雖然也有提供鬧鈴的功能,但你有辦法把PC揹著到處走,以提醒你該吃飯了嗎?行事曆有的Palm的Date book都有了,而且還可以和ToDo+相結合,把你當天該處理的事一次秀出來,輕重緩急不用排序就知道了,我真不曉得還請秘書幹嘛?所以,Date book和ToDo+相結合解決了我大部分日常工作的事務。

ToDo+這方面我要稍微細說一下。通常一件事的開始到完成可分為幾個階段,以前用Outlook時雖也可分類,但那只能給我們有「分類」的功能而已,但在Palm上就不只是那麼一回事了。拿進貨來說吧!就有物料請求>向廠商下單>貨到手>應付款>付款>完成等步驟。要想像聯強那樣做到物流自動化的資訊系統,基本上是有點搞不清楚狀況,請人家寫一個物料資訊系統又怕索價太貴維修不易,拷個程式來用嗎又不合身;不要煩惱,這些我都試過了,到最後最好用的是---Palm的ToDo+ ---厲害吧?如何做到呢?我告訴你:先把ToDo的categories分成幾樣,可以分為 「叫貨」、「應付款」、「已付款」等三種就好了。把廠商在電話簿裡建好資料,記得用裡面的Note把他的貨品及單價及安全貯放量順便建進去,如此一來叫貨時就用Copy的方式把要叫的貨及廠商名貼到ToDo中的「叫貨」,選好日期,這資料就會一直提醒你直到貨來了為止。

貨到了就把該筆資料的分類改為「應付款」;支票開好了寄出去了,記得再把該項資料類別改為「付款」,日期當然是你支票的付款日囉。整個步驟完成後,再把該筆資料貼到Memo內,分類為該廠商名的類別內,這樣一來,想看和那一家廠商今年進了多少的貨,只要看Memo就可以了;以上除了用筆點及拷貝之外沒有重新輸入的問題哦,也沒寫程式哦!至於你問我你們都是付現的話怎麼辦?(哎!我只能羡慕你了)如果有點難懂的話去問Jehuen吧!他很熱心的。

ToDo+和Datebook和Memo+可解決很多諸如此類煩瑣又重要的事,主要的提醒、記錄、查核都有了。若我還用Outlook的話,不但不能隨身攜帶,又不能隨時更新(用Palm後很多公事是在廁所中完成,多節省經營者的時間啊!)不過,容我提醒您:他雖然很方便我們處理事,但一個公司還是要有他--標準的、大家都會用的、可以傳承的方式來作業才好。

而立志成為商人的您們,除了這以外,還有有關財務的管理也是常碰到的事。記得用MicroMoney不要用Expense,那是給公務人員出差報旅費或消化預算用的東西,記得在preferences內的buttons裡把Expense換成MicroMoney。拜託!你當然得先下載後安裝才有辦法成為商人啊,關於MicroMoney的深入用法,相信你們會從其它愛用者處得到情報的。要不---找Jehuen問!還有,如果你交易很頻繁的話,不要用PalmIII去跑它;太操了!

你有員工管理考核的困擾嗎?我也有的!

讓我提醒你一下,我的公司只有十來人,請不要把這方法用在你的大公司上,要不你的Palm會太可憐了(第一準則)。我們絕對做的沒有你們公司來的有制度,但可能更有效率也說不定。要記錄十來人的工作經驗、工作經歷,似乎只要一本員工卡就可以了。可是您想像一下,當您拿起員工卡和員工討論事情時,您會期望他的反應是什麼?換成我,我都用Palm和我的員工當面交談,吃飯時也拿著、巡視時也拿著;大部分人只會覺得你很「帕帶」,而不曉得你正隨時記錄著和員工的談話內容,高興時還可用Memo+替他畫張人像,以免日後見到了叫不出名字來。如此一來,很快的你就曉得了員工的家庭狀況,工作能力及常請假的原因及周期(很神吧!我也嚇了一跳)。

在這兒我得在介紹各位準老闆一套小程式:Take Time,這是主要用來管理三種資源的程式:一是人員、二是時間長短、三是發生了什麼事。它原本應是用來心理醫師或律師和客戶講話時,記時及記錄的工具,但到了我手上郤成了和員工互動最有效的隨身工具。它可以針對某人在某一期間內,對某一類事花了多少時間做一完整報告,用白話說可以解釋為:XX員工今年內各因什麼理由,請了多少時間的假(糟了,我定成為勞方的仇人),還可以針對某事件做一記錄,你可記下你是如何處理的,他的反應如何,你給他的表示是什麼。如此一來就成為了解員工的很好的事件資料庫。這是最簡單的應用,還有更霹靂的;算了,替自己留點後路吧!

另外,終於到了中國老闆最驕傲的時刻,嘿!嘿!我們有農民曆耶。要和人家簽訂單時記得看,要和人家訴訟時記得看,要和人家合作加盟時更要看,替自己選個好日子是應該的。農民曆萬歲!

以上

附記:

關於在工作上的應用實在是說不完,每個小程式都可以很充分的利用在我們的日常工作中。只要我們掌握使用Palm的六大準則,真的會覺得這東西怎麼這麼好用。在上面講的是完全不用去考慮寫程式的方式去處理我們日常工作會遇到的一些應用,但若要真正好用的話還是得用一些小程式來寫合用的程式。我們有用Handbase和網站結合處理一些客戶衣服收送的問題。這是結合網路的一個讓工作更方便輕鬆的例子,可能會在以後的文章中發表。若要知道Handbase的運用,我想最好的老師應是tsubasa醫師,是他啟萌我這些想法的,多去看他發表的文章保證值回票價。

而關於我個人在生活上Palm的應用我想也找個時間弄個「KAS的一天」來玩玩。今天到此為止。

有相關意見請E-mail給我kasumioo@giga.net.tw。

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